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□ 南充市人社局 王 濤

畢業(yè)生檔案管理是人才交流中心日常工作的重要內(nèi)容，關(guān)系到能否最大化發(fā)揮人才作用，并直接影響到人才的優(yōu)化配置。由于大學(xué)畢業(yè)生的不斷增加，人才交流中心接受和保管的檔案數(shù)量也愈來愈多，在管理過程中也暴露了不少問題，因此，我們必須正確認(rèn)識和對待這些問題，在實際工作中不斷研究相關(guān)措施來提高檔案管理的效率和水平。

存在的問題

檔案管理人員配備不足。根據(jù)我國檔案管理的有關(guān)規(guī)定，每千卷檔案都要有一名檔案管理人員專門負責(zé)，但多數(shù)檔案管理崗位的人員達不到這個比例，而由于大學(xué)擴招，每年大學(xué)畢業(yè)生的人數(shù)卻在不斷增長，檔案數(shù)量也隨之增多，以南充市人才流動中心為例，今年接收的大學(xué)生檔案數(shù)已經(jīng)超過了25000份，而專業(yè)檔案管理人員僅僅5人。一個人分管幾項工作，承擔(dān)了遠遠超標(biāo)的工作量，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

被棄檔案管理難度大。隨著經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，我國就業(yè)流動率也不斷增大。人才的加速流動給人才交流中心檔案管理工作帶來一定壓力。部分學(xué)生畢業(yè)后檔案寄放在人才交流中心后，便置之不理，而等到需要檔案的時候才去人才交流中心提取檔案。面對大量被“遺棄”檔案，檔案管理人員既無法保證檔案的及時更新，又占用了本不寬裕的檔案存放空間，給檔案管理工作帶來不小的困難。

檔案管理信息化程度不高。 在當(dāng)今時代，信息化管理已經(jīng)走入各行各業(yè)，但檔案管理還遠沒有達到信息化管理的要求。一方面很多基層單位條件較差，負擔(dān)不起管理軟件的費用，只能用基本的office軟件來辦公，信息化無從談起。另一方面，紙質(zhì)檔案的信息化管理，需要把紙質(zhì)的檔案全部錄入成電子版的，這樣大的工作量，需要更多的人力物力，部分基層單位的檔案管理本來就技術(shù)落后、人員匱乏，因此無法保證檔案管理信息化的水平。

重視和認(rèn)識程度不夠。目前，由于對檔案管理的重要性認(rèn)識的不足，導(dǎo)致部分基層人才交流中心管理人員認(rèn)為檔案管理就是簡單的檔案收發(fā)，簽字蓋章而已，對檔案人員的配備、制度的完善和專業(yè)素質(zhì)的提升的重視程度不足，這必然影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

加強人才交流中心檔案管理的措施

首先應(yīng)積極引進人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和實際需求配備足夠的專職人員。對在職的管理人員，加強組織參加專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)出更多專業(yè)素質(zhì)過硬、工作經(jīng)驗豐富還懂得信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。另外，還可以引進高校相關(guān)專業(yè)的大四學(xué)生來實習(xí)，對實習(xí)生進行相關(guān)專業(yè)培訓(xùn)后，可以輔助人才交流中心的管理人員進行部分工作，比如新進檔案的登記、分類、拆封、郵寄等基礎(chǔ)性工作，這樣不但解決了相關(guān)專業(yè)學(xué)生的實習(xí)問題，也可以緩解人才交流中心7-10月的檔案接收高峰期人手嚴(yán)重不足的問題。

進一步完善檔案管理辦法。為了更好的實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過統(tǒng)一歸類的辦法來實現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性?？梢詫n案進行分類、專人負責(zé)、檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入都要按照相關(guān)規(guī)定和程序嚴(yán)格執(zhí)行。對檔案分類，可以按時間分類、也可以按來源分類，一級分類后，再進行二級分類，比如一級按地區(qū)分類的檔案可以再按照姓名、年齡、專業(yè)等區(qū)分，然后做好標(biāo)記，方便查找和管理。分派專人去管理被棄檔案，及時清理分類。 

加強信息化管理。人才交流中心在接收畢業(yè)生檔案的時候，就應(yīng)該將檔案中的信息完整錄入到電腦系統(tǒng)，日常的管理工作比如檔案的調(diào)入調(diào)出，檔案材料的增減等也應(yīng)該在電腦系統(tǒng)里記錄，并同時做好多機備份和云端備份，做到相關(guān)材料能在電腦上一目了然的查閱到。在可能的情況下，加大資金投入，購買適合的管理軟件，使檔案管理更科學(xué)更系統(tǒng)，這有利于檔案的統(tǒng)一管理，既節(jié)約了時間，減少了不必要的程序，提高了效率，也為畢業(yè)生檔案管理提供了更有效更便捷的途徑。

提高對檔案管理重要性的認(rèn)識。檔案管理是一項責(zé)任重大、意義深遠又復(fù)雜的工作，它關(guān)系到存檔本人一生的命運。對于人才交流中心檔案管理的從業(yè)人員，要定期進行專業(yè)知識的培訓(xùn)，增強管理人員的業(yè)務(wù)技能。加強思想道德建設(shè)，提升管理人員的責(zé)任感和使命感。上級主管部門應(yīng)該不定期對檔案管理工作進行監(jiān)督和抽查，發(fā)現(xiàn)問題要制定相應(yīng)的改進方案，并執(zhí)行實施。

綜上所述，我們應(yīng)該正確面對目前人才交流中心檔案管理工作存在的問題，不斷總結(jié)經(jīng)驗，不斷探索改進措施，把檔案管理工作落到實處。并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，為檔案所有人提供高質(zhì)量的服務(wù)，使檔案管理工作上一個新的臺階！