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□ 南充市人社局 王 濤

畢業(yè)生檔案管理是人才交流中心日常工作的重要內(nèi)容，關(guān)系到能否最大化發(fā)揮人才作用，并直接影響到人才的優(yōu)化配置。由于大學(xué)畢業(yè)生的不斷增加，人才交流中心接受和保管的檔案數(shù)量也愈來(lái)愈多，在管理過(guò)程中也暴露了不少問(wèn)題，因此，我們必須正確認(rèn)識(shí)和對(duì)待這些問(wèn)題，在實(shí)際工作中不斷研究相關(guān)措施來(lái)提高檔案管理的效率和水平。

存在的問(wèn)題

檔案管理人員配備不足。根據(jù)我國(guó)檔案管理的有關(guān)規(guī)定，每千卷檔案都要有一名檔案管理人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)，但多數(shù)檔案管理崗位的人員達(dá)不到這個(gè)比例，而由于大學(xué)擴(kuò)招，每年大學(xué)畢業(yè)生的人數(shù)卻在不斷增長(zhǎng)，檔案數(shù)量也隨之增多，以南充市人才流動(dòng)中心為例，今年接收的大學(xué)生檔案數(shù)已經(jīng)超過(guò)了25000份，而專(zhuān)業(yè)檔案管理人員僅僅5人。一個(gè)人分管幾項(xiàng)工作，承擔(dān)了遠(yuǎn)遠(yuǎn)超標(biāo)的工作量，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量和效果。

被棄檔案管理難度大。隨著經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，我國(guó)就業(yè)流動(dòng)率也不斷增大。人才的加速流動(dòng)給人才交流中心檔案管理工作帶來(lái)一定壓力。部分學(xué)生畢業(yè)后檔案寄放在人才交流中心后，便置之不理，而等到需要檔案的時(shí)候才去人才交流中心提取檔案。面對(duì)大量被“遺棄”檔案，檔案管理人員既無(wú)法保證檔案的及時(shí)更新，又占用了本不寬裕的檔案存放空間，給檔案管理工作帶來(lái)不小的困難。

檔案管理信息化程度不高。 在當(dāng)今時(shí)代，信息化管理已經(jīng)走入各行各業(yè)，但檔案管理還遠(yuǎn)沒(méi)有達(dá)到信息化管理的要求。一方面很多基層單位條件較差，負(fù)擔(dān)不起管理軟件的費(fèi)用，只能用基本的office軟件來(lái)辦公，信息化無(wú)從談起。另一方面，紙質(zhì)檔案的信息化管理，需要把紙質(zhì)的檔案全部錄入成電子版的，這樣大的工作量，需要更多的人力物力，部分基層單位的檔案管理本來(lái)就技術(shù)落后、人員匱乏，因此無(wú)法保證檔案管理信息化的水平。

重視和認(rèn)識(shí)程度不夠。目前，由于對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)的不足，導(dǎo)致部分基層人才交流中心管理人員認(rèn)為檔案管理就是簡(jiǎn)單的檔案收發(fā)，簽字蓋章而已，對(duì)檔案人員的配備、制度的完善和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提升的重視程度不足，這必然影響檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

加強(qiáng)人才交流中心檔案管理的措施

首先應(yīng)積極引進(jìn)人才，按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和實(shí)際需求配備足夠的專(zhuān)職人員。對(duì)在職的管理人員，加強(qiáng)組織參加專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)出更多專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)硬、工作經(jīng)驗(yàn)豐富還懂得信息化技術(shù)的復(fù)合型人才。另外，還可以引進(jìn)高校相關(guān)專(zhuān)業(yè)的大四學(xué)生來(lái)實(shí)習(xí)，對(duì)實(shí)習(xí)生進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)后，可以輔助人才交流中心的管理人員進(jìn)行部分工作，比如新進(jìn)檔案的登記、分類(lèi)、拆封、郵寄等基礎(chǔ)性工作，這樣不但解決了相關(guān)專(zhuān)業(yè)學(xué)生的實(shí)習(xí)問(wèn)題，也可以緩解人才交流中心7-10月的檔案接收高峰期人手嚴(yán)重不足的問(wèn)題。

進(jìn)一步完善檔案管理辦法。為了更好的實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理，管理人員應(yīng)該將管理辦法統(tǒng)一化，通過(guò)統(tǒng)一歸類(lèi)的辦法來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范管理和辦法的一致性。可以對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、專(zhuān)人負(fù)責(zé)、檔案的轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入都要按照相關(guān)規(guī)定和程序嚴(yán)格執(zhí)行。對(duì)檔案分類(lèi)，可以按時(shí)間分類(lèi)、也可以按來(lái)源分類(lèi)，一級(jí)分類(lèi)后，再進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)，比如一級(jí)按地區(qū)分類(lèi)的檔案可以再按照姓名、年齡、專(zhuān)業(yè)等區(qū)分，然后做好標(biāo)記，方便查找和管理。分派專(zhuān)人去管理被棄檔案，及時(shí)清理分類(lèi)。 

加強(qiáng)信息化管理。人才交流中心在接收畢業(yè)生檔案的時(shí)候，就應(yīng)該將檔案中的信息完整錄入到電腦系統(tǒng)，日常的管理工作比如檔案的調(diào)入調(diào)出，檔案材料的增減等也應(yīng)該在電腦系統(tǒng)里記錄，并同時(shí)做好多機(jī)備份和云端備份，做到相關(guān)材料能在電腦上一目了然的查閱到。在可能的情況下，加大資金投入，購(gòu)買(mǎi)適合的管理軟件，使檔案管理更科學(xué)更系統(tǒng)，這有利于檔案的統(tǒng)一管理，既節(jié)約了時(shí)間，減少了不必要的程序，提高了效率，也為畢業(yè)生檔案管理提供了更有效更便捷的途徑。

提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)。檔案管理是一項(xiàng)責(zé)任重大、意義深遠(yuǎn)又復(fù)雜的工作，它關(guān)系到存檔本人一生的命運(yùn)。對(duì)于人才交流中心檔案管理的從業(yè)人員，要定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，增強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)技能。加強(qiáng)思想道德建設(shè)，提升管理人員的責(zé)任感和使命感。上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)該不定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和抽查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要制定相應(yīng)的改進(jìn)方案，并執(zhí)行實(shí)施。

綜上所述，我們應(yīng)該正確面對(duì)目前人才交流中心檔案管理工作存在的問(wèn)題，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷探索改進(jìn)措施，把檔案管理工作落到實(shí)處。并積極做好檔案管理重要性的宣傳工作，為檔案所有人提供高質(zhì)量的服務(wù)，使檔案管理工作上一個(gè)新的臺(tái)階！